一定要知道的各种会议通知

　　欢迎来到CN人才网，今天小编给大家介绍的是一定要知道的各种会议通知，希望对大家有帮助。

　一、要求准备汇报材料的会议通知

　　有的会议要求企业与会代表准备汇报材料。

　　这样的会议通知发出应当尽量提前，早出“安民告示”，给与会代表单位留有充足的准备时间，这有利于提高会议的质量。如例1《通知》，成文时间是xxx4年2月10日，距离3月19日开会，准备时间应当是绰绰有余的。

　　例1分析。《通知》的正文部分，“通知缘由”：讲清了开会依据、会议组织者、开会时间、会议名称。然后，用承启语转入“通知事项”：包括通知具体会议时间和报到日期、会议地点、会议内容、参加会议的人员和名额、会议接站安排、各单位应准备的汇报资料内容、联系人、联系电话和传真等。其“执行要求”：主要是提出参加会议的人员名单回执时限、要求机场、火车站接站信息沟通时限、要各单位准备汇报资料等。

　　【例1】

　　××××集团公司关于召开物资工作会议的通知

　　各直属公司、总厂、厂、院：

　　为了贯彻中央经济工作会议精神，集团公司定于3月中旬召开xxx4年度物资工作会议。现将有关事项通知如下：

　　一、会议时间：xxx4年3月19日至21日，会期3天，3月18日报到。

　　二、会议地点：北京××宾馆(北京××区××路×号)。

　　三、会议内容：

　　1.贯彻中央经济工作会议、总公司第××次经理(厂长)会议以及固定资产投资工作会议精神。

　　2.总结xxx3年物资供应工作经验，进行经验交流和表彰奖励。

　　3.部署xxx4年物资供应工作。

　　四、参加会议的人员和名额见附表。参加会议的人员名单回执请于3月8日前报到××公司经理部。

　　五、3月18日报到当天，首都机场全天接站。火车站凭电报、传真或电话接站。会议代表请于3月15日前将到达日期及所乘车次、航班告××公司经理部。

　　六、请各单位按会议内容做好以下准备：

　　1.本单位贯彻落实总公司实行统一组织订货的做法、经验、体会;

　　2.对进一步深化物资流通体制改革的意见和建议;

　　3.本单位xxx4年物资需求计划。

　　七、联系人：xxxx

　　联系电话：xxxxxxxxxxxx

　　传 真：xxxxxxxxxxx

　　(××××集团公司印章)

　　xxx年二月十日

　　例1《通知》属于复杂性会议通知。标题写明了会议名称。正文约400字，在点明会议目的后，用“现将有关事项通知如下”的承启语导入会议时间、地点、内容并告知接站情况;最后对参加会议的单位提出三点要求。其文字之简练，内容之全面，条理之清楚，自不待言。

　　这里特别提请读者注意的是，例1《通知》中几个时限的确定，都是有讲究的。

　　xxx4年2月10日发文(距开会37天)，已如上述，时间、空间足够与会单位作相应准备。要求3月8日前报来参加会议的人员名单回执(距发文17天，距开会11天)，既是让与会单位有足够时间研究确定与会人员名单，又是让会议组织者能够根据与会人员级别和专业(涉及讨论分组以及小组召集人、记录员的遴选)、性别(涉及住房调配)、是否少数民族(涉及是否需要分餐或特殊照顾)等等比较从容地进行各项会务安排。

　　要求3月15日前报来参加会议的人员到达日期及所乘车次、航班(距开会4天)，是因为各与会单位情况千差万别、事情也千变万化，如果过早确定出差方式(飞机、火车)以及航班、车次，不现实，到头来还可能生变。但，这时间也不能再往后推迟，比如推后到紧挨开会的前夕。因为，从会议通知看，会议代表来自四面八方，会议组织者还要调配足够数量的各种车型的车辆、驾驶员、接待员，保证集中到达的有大客车或面包车接，零星到达的有小轿车接;接到之后，马上能送到住地，减少在机场、火车站或者路途上潴留的时间，让代表休息好，保证会开好。