成立外贸部策划书
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由于公司有自营进出口权，并且有长时间的国际贸易业务，所需手续公司都已具备。在此基础上，成立一个专门的外贸部，个人认为有以下几点。
一，外贸部的组建
1，外贸部成员。
外贸部门作为一个团队，根据分工不同，一般由业务员，单证员，跟单员，业务经理等组成。
A，业务员，要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。
B，单证员，与业务员常沟通，做到及时配合。相关文件要由业务员和业务主管签字，及时准备好各种文件。收集货代资料，找到合适的合作公司
C，跟单员，及时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺利出运。
D，业务主管，不仅要做好业务，为下属排忧解难，更要管理好本部门的工作。个人认为有以下几点：
l 公平合理的分发询盘给业务员。对于新成员给予成长的时间、空间及独立处理各项事情的机会。
l 定期汇总出货情况，定单合同，成交额等上交上级主管。
l 定期召开例会（也可依据情况而定），总结近期的工作；集体探讨解决工作中遇到的问题及如何做好业务完成公司目标；集体分享和交流开发客户的技巧，经验，大家互惠互利，共同进步。
l 生产协调。出货高峰期公司生产进度安排难免紧张。将本部门出货定单汇总，根据业务员提供的信息，对客户做一个系统的分析，合理安排生产，制定出货计划。同时也可根据不同的客户需求及未来合作的潜力做相应的调整，让业务员和客户沟通争取缓冲时间，总之，努力做到既不失去客户也兼顾到客户的利益，并且生产和交货期有保证，公司的利益也达到最大化。
在部门成立初期，可一人多职（如业务员可以负责单证的处理及船务等）。随着公司的发展，业务的增多，逐步完善。
另外，业绩是业务部的整体目标而非业务员或业务主管的单打独斗，需要整个部门的合作来完成。
2，硬件设施。
业务部成员有自己的直拨电话及办公电脑，以便工作有序，权责分明，对树立公司良好形象也起到很大的作用。
3，部门之间的合作。
首先与生产部的合作，在和客人谈判交货期时应和上级领导及生产部负责人确认，以便生产安排，也做到交货有保证。生产过程中如出现无法按客人要求完货，或交期有变动，生产部应随时和业务员沟通，以便业务员和客户做好协调工作，以免造成不必要的费用产生。
核销、退税，开票由财务部负责，但是外贸出口需要财务与业务的相互配合。外贸部定期向财务部提供出货明细及其它所需资料，财务部也为外贸部做好准备工作，如提前备好核销单，及时通知定金及余款到帐情况，以便业务员与客户沟通及时收款。
4，货运代理，快递公司
CIF 或CFR情况下：最好有固定的合作货代。如果年出口量多，可以和货代签定合作协议，取得最好的价格，以节约公司的费用；其次，由于长期合作，在预防风险及风险处理上有一定的优势。
快递公司，依据当地情况，择优而取。
二，工作要求
1，分工明确，权责分明，有团队精神。
2，部门资料要分类归档，清晰明了。客户也要明确归类。
3，信息要及时处理，尤其是询价。
4，确保按照合同上及生产单要求，按质，按量，按时交货。为了公司的利益，望其它部门给予配合。
5，业务部成员定期对工作汇总。
6，在同客户沟通每一环节中，做好服务，明确记录客户的要求。
三，业务流程
1， 询盘与报价
在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION要详细，列明货物品名，型号，生产厂家及联系方式（中英），单价，数量，交货期，出货港口，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最后注明报价日期及报价有效期。
2， 订单及生产。
报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。 得到客人的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产单，交负责人签字确认后，下到生间车间。
3，所需单据。
如果做信用证，上面有明确规定。如果是FOB，就要和客人沟通确定此事。如：CI，PL几正几副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的证明。
4，验货。
如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，及时跟踪验货情况，以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。
5，出货。
FOB情况下提前与客人沟通确认货代事宜。我方付运费的情况下，提前与货代联系，制好报关单据，做好出货准备。
四，外贸部单证要求。
业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作，需要有统一的制表格式。单据主要有1，报价单 2，形式发票/合同 3，生产单 4，财务跟踪单，5出货明细 6，箱单 7，订舱单，8，出货通知（客人要求时做）等。
表格见附件，仅供参考，如果公司已经有完善的表格，以公司的为主。
五，外贸业务的开展方法
1，展会。
参加有权威，口碑好的一些本行业的国内外展会。虽然费用高，但是
客户的来源最直接也最有效的方式。
2，网络推广
通过关键词搜索、B2B注册会员等，可以联系到大量采购商，但由于网络存在虚拟性，需要对大量的采购信息进行筛选，确定真实的采购商。依靠免费网络平台找来的客户，直正成交的很少，更多的是探价，或者同行之间的摸底。付费平台相对较好，如果产品独特，价格有竞争力，技术含量高，成交的潜力还是很大的'。以下是对网络一些简单的不成熟的看法。
A，阿里：名气大，但是竞争激烈，费用不便宜。比较适合比较特别，竞争少的产品。
B，中国制造：有名气，费用也不高。买家主要集中在欧美国家。
C，搜索引擎：GOOGLE按点击收费，一般带来的是有购买意向的买家，可以有针对性的投放一些国家和地区进行宣传。百度主要针对国内，购买百度的排名对内销会起到很大的作用。
如果准备投资网络，最好从产品的市场，客人的分布考虑，同时咨询网络公司，有个清楚的了解之后再做投资。
3，客户的介绍
有些客户，曾经发过信息，但是并没有生意上的往来，却有可能成为我们与某些合作伙伴的媒介。如果在价格，服务，质量，出货上都有保证，老客户也会介绍新客户。另外，在和客户关系很好的情况下，可以请客户介绍。在经济全球化的时代，贸易无处不在。
综合以上几点，展会与付费的网络平台是开展业务的有效方式。外贸业务存在一定的机遇性，免费的网络平台也能找到有潜力的客户，但是大多情况下要花费很大的时间与精力。做业务是要靠积累而非一日之功，多积累才有收获。
六，总结
初来乍到，对公司的出口业务情况还不了解，以上只是基于以前的工作总结出的，希望对外贸部的成立有所帮助。另外，公司的产品对我来说是新的，在熟悉产品的过程中肯定会遇到一些问题，肯求王总在如何更快的熟悉公司产品及重点掌握哪些部份给予指点。毕竟做销售，产品知识很重要，业务员做到比客人专业，销售才有说服力，尤其是有技术含量的产品。
由于以前的工作没有涉及过进口业务，但是了解到公司也需进口，在以后的工作中我会积极学习积累这方面的知识，同时也希望领导和同事给予指教。
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