档案数字化涉及档案馆内部许多部门,因此，加强组织管理工作显得十分重要。档案数字化建设是一项复杂的系统工程,要经过实际的调研和论证，运用科学方法预测，制定科学配置各种资源进行档案数字化的总体规划和年度专项计划。通过计划谋求管理系统的外部环境、内部条件、决策目标三者在动态上的平衡，实现制定的各项目标。
实施是一个复杂的活动过程。档
案数字化建设又是一项全新的工作，技术含量高，涉及到许多因素，在实施过程中会出现各种各样的矛盾和困难，会遇到来自各方面的干扰。实施特别强调解决问题的及时性，通过创新行政管理与技术管理相互作用的新机制，实施有效的组织、指挥、协调、激励工作，保证档案数字化计划目标的顺利实现。
一、档案数字化的指导思想与原
则档案数字化的指导思想是：以需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护馆藏档案原件完好，保证数字化档案真实准确，更好地发挥档案信息资源的作用。
档案数字化的原则是：要遵循
重要档案数字化的价值性、常用档案数字化的`实用性、开放档案数字化的开放性、褪迹档案数字化的抢救性、解密档案数字化的及时性、目录数字化与全文数字化分步的时效性、档案数字化加工与利用同步的一致性等原则。
二、本级为主,分步实施
1、本级为主。根据档案馆职能分工和档案来源原则,各级地方档案馆永久档案绝大多数是本级机关形成的，这部分档案自然是当地档案馆数字化的重点。同时，地方档案馆都保管着大量的上级档案文件，馆际之间上级档案文件重复是必要的，这些纸质文件来源一般都是上级机关统一印制的。地方档案馆坚持本级为主的原则，根据需要和可能适时、适量地进行利用频繁政策性上级档案文件的全文数字化，以满足当前工作的急需，尽量减少档案馆多层的重复劳动。
2、分步实施。馆藏档案数字化
不可能一步到位，而且档案室进馆范围档案陆续进馆，进馆范围档案实施档案数字化馆室共建、共赢、共享的策略非常重要。在具体实施过程中，文件级目录数据库建设是最基础性的工作，是第一位需要建全的。专题数据库建设，是根据现实需要而适时建立。全文数据库建设，是满足信息检索需要而必须加快建设的数据库。
三、档案数据库的管理
1、在建数据库的设立。在建数据库是为了数字化加工所设立的动态库，是数据不断变化的数据库，完成的文件级目录数据库则是成果库。但是，在鉴定及全文数字化加工过程中，它又成为全文数字化加工在建数据库。
2、成果数据库的使用。成果数据库只分配使用权限，只有特殊需要时经批准，才分配数据改变的操作权限。
3、数据的管理与监督。建立技术负责人、超级管理员、数据管理员连锁责任制。实行审批者没有数据操作权；超级管理员只允许分配权限，不允许使用数据操作权；数据管理员只有需要时经批准使用数据操作权；
用后即刻收回；给予单位领导和相关中层干部全部数据的查看权。
四、数字化档案利用服务
数字化档案利用服务工程是以搞活数字化档案利用为目的，以局域网、政务网、互联网为平台，通过建立数据安全管理制度、网络安全运行制度和具有法律责任的网管、数据管理员、数字化加工人员、提供利用人员连锁责任制，环环相扣，从措施上保证数字化档案的准确。通过防火墙、CA认证、数字水印、电子签章、权限控制等计算机新技术，从技术上保证数据的安全，利用网络实现档案的法律效力，实现远程为利用者提供快捷、准确数字化档案的目标。
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