第一篇
一、高校二级学院档案工作的重要作用
做好二级学院档案管理工作，具有较强的历史价值和重要的现实意义。学校的每个档案资料都来源于各个二级学院，因此二级学院档案是学校档案的基础，对学校和二级学院的发展有着重要的作用。
（一）在教学评估和项目申报方面的作用
二级学院的各项工作在学校的统一部署下有自己的运行方式，形成的文件资料体现了教学质量和教学管理水平。二级学院档案记载着学院的发展历史，包括教学、科研、行政管理等多方面的档案，反映了二级学院的发展过程和取得的成就。评估工作是学校工作的一项重要内容，二级学院的档案是评估工作和项目申报中最有说服力的原始材料，丰富系统的档案材料，是高校开展教育评估和项目申报工作的基础和依据。
（二）在二级学院教学改革中的作用
高校二级学院的教学改革是普遍的、越来越深化的。不管如何改革，都与学院的档案管理水平有着密切联系。如增加或修改专业、课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案的过程。这些改革都需要在档案信息和档案数据的基础上，进行论证、修改，才能最终成功。
（三）在二级学院师资队伍建设中的作用
二级学院的人事档案记载着学院师资队伍建设的整个过程，它呈现出师资队伍的基本情况，它可以分析师资队伍的数量结构、职称结构、年龄结构和学历结构、教龄结构等，使人员得到合理配置，每一位教师都能发挥自己的专业特长。
（四）为领导的决策提供了真实的资料
二级学院档案记录了学院的发展历程和学院教师情况、教学管理和教学实施的情况、实训基地以及学生学习和就业的情况，有原始性、准确性、真实性、和完整性。因此它可以为学院领导在进行专业建设、教学改革和学院发展的决策中提供依据。
二、高校二级学院档案管理中存在的问题
（一）档案收集不齐全、档案整理不规范
档案的收集是档案工作的基础。二级学院档案材料种类众多，有些档案工作人员不清楚归档范围，对哪些档案是需要在学院永久保存或长期保存、哪些是需要移交到学校档案馆的档案不了解，导致文件没有及时归档。有的档案资料不完整，如只有请示，没有批复，失去了档案工作的真正意义，不能记录某一件事情的前因后果。档案整理不规范，有的时间编排混乱，有的装订不规范，致使档案杂乱、不完整、没有体系，档案管理工作没有规范化，严重影响了档案的开发以及利用。
（二）学院档案管理意识淡薄，机构设置不健全
有些高校领导只注重教育教学和科研工作，档案管理意识不强，没有认识到档案的真正价值，认为档案工作就是文档的简单收集、装订，对档案管理工作没有投入必要的财力、物力、人力，没有配置学院的档案管理机构，没有设置二级学院档案室，没有固定的二级学院档案工作人员。即使有学院档案工作人员，他们的档案管理意识淡薄，缺乏责任心，严重影响了档案收集、整理、归档、保护和利用工作。
（三）档案利用率偏低
档案的价值是通过利用才能实现的，一些高校二级学院档案利用率并不高。许多老师认为档案没有用，他们在工作中很少查询、利用档案。目前仍然有高校档案馆使用旧的传统手工管理方式，档案信息服务不能真正落到实处。高校档案如果不能为学校的教学、科研和管理工作提供服务，不能为师生员工和社会需要提供服务，档案工作也不可能得到发展。应进一步加强档案工作的服务性，提高档案的利用率十分重要。
（四）档案管理人员业务素质不高，管理流程不规范
二级学院档案管理人员业务素质不高，流动性还比较大，一些学院都是学院秘书兼当档案管理人员。档案的.收集、整理、立卷与归档工作不仅费时、费力而且专业性很强。由于档案管理人员的业务水平欠缺，培训的机会还很少，又不是专职的档案管理人员，没有足够的时间和精力对各类档案进行专业管理，直接影响到二级学院档案管理工作的质量，为规范学院的档案管理工作带来了难度。
（五）管理方式落后，很少运用信息化管理手段
当今现代化的信息技术不断迅猛发展，但目前仍然有高校的档案管理工作完全采用传统的手工模式，这已经越来越不适合档案发展的需要。如果校园网络、高校数据库等手段没有应用到学院档案管理工作中，那么档案管理工作很难为学院的发展提供高质量、高水平的服务。有的尽管建立了档案信息数据库，但没有实现较高水平的数字化管理，多仅限于简单的数据统计，难以开展整体信息资料的开发与利用。
三、加强高校二级学院档案工作的有效对策
（一）开设二级学院档案室
按照学校档案管理的规定，二级学院的重要档案要移交学校档案馆保存归档，没有移交的部分由二级学院保管。二级学院需设置学院档案室，提供专门的房间，配备资料柜存放保管这些档案，并由专人负责全学院档案资料的接收、整理、统计、保管、利用等工作，使二级学院档案室和学院档案馆共同构成了学校档案的完整体系。
（二）重视档案工作，加强档案管理的意识
领导要重视二级学院档案管理工作，建立学院档案工作的各项规章制度，解决档案工作中存在的各种问题。全院教师增强档案管理意识，充分认识二级学院档案管理工作的重要性。档案材料的收集归档必须依靠全体教师的大力支持，只有当档案材料的形成、积累和归档成为每位教师的自觉行动，才能保证归档材料的齐全、完整和规范。强化二级学院档案工作者的管理意识，档案工作人员要认真地完成档案的接收、整理、保管、利用工作，并积极主动地向二级学院领导汇报档案工作情况。
（三）加强档案管理人员的培训
在高校档案资源数字化、信息服务网络化发展趋势下，二级学院的档案管理人员不仅要懂得档案管理，而且要掌握数字信息技术的复合型人才。实际工作中，有些学院办公室秘书兼职档案管理员，她们忙于日常秘书工作，缺少培训的机会，学习档案管理专业知识。因此应对档案管理人员进行档案管理和信息技术的培训，通过培训使档案管理人员掌握档案管理的专业知识，并且能够熟练操作现代化办公设备。
（四）加强档案的利用
由于教师和学生的教学和管理主要是在二级学院进行的，因此教师和学生在教学、科研、就业等使用档案时，更多的是查阅和利用二级学院的档案。档案通过教师和学生的阅览、借阅、复制、开具证明等方式满足日常的利用工作，除此以外应在开发档案信息提高服务质量上多做工作，编写一些反映学院工作特色的专题档案信息材料。
（五）应加大资金投入，完善二级学院档案设施
学校应对二级学院档案建设实行统一规划，投入大量资金，购买档案管理工作所需的硬件和软件，完善档案设施，以推进档案的数字化进程为基础，对档案信息化进行重点建设，实现学校、二级学院档案联网和档案资源共享，从而提高档案资料的检索查询速度，提高工作效率。
（六）运用现代化的网络技术，对档案进行数字化和网络化管理
随着计算机和多媒体网络技术的快速融合发展，档案工作的开展离不开档案信息化建设，把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去，档案的数字化建设成为档案业务建设的必然发展趋势。
1、现代化管理档案工作人员借助现代计算机技术及网络通讯技术，对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储从而实现同一事物的多种形式表现，改变了传统的档案信息只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式，将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者，提高档案管理效率，大大减少了人力、物力、财力。
2、加强档案网络化管理，通过校园网络系统，建立档案数据库，来存储、检索和传递二级学院档案信息。搞好网络化服务，让死档案，变成活资源，为利用者提供丰富鲜活的档案信息，用户可以通过网络方便地获得这些信息。这种档案信息网络化建设能把包括多媒体在内的各种信息的数字化，存储管理和查询集成在一起，使这些信息得到最大限度的利用，满足广大师生和社会对二级学院档案信息的共享需求。二级学院档案管理工作是一项具体、细致和复杂的系统工程。随着高等教育事业的发展和教学改革的深化，对二级学院档案管理工作会提出更高的要求，科学的建设和管理二级学院的档案，有效的保护和利用档案，才能使学院的档案工作更好地为学校教学、科研、各项管理工作服务，更好地为社会服务。
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