摘要：随着经济的快速发展, 社会的进步, 行政事业单位在我国经济发展中占据着愈为重要的地位。对此, 加强行政事业单位内部控制管理, 促进信息现代化建设的快速提升, 成为经济发展的关键环节。其中, 行政事业单位内部控制信息化是《行政事业单位内部控制规范 (试行) 》实施和落地的重要途径。文章就行政事业单位内部控制信息化建设思路进行详细的分析, 并针对其中可能存在的问题提出相应的解决方案, 以促进内部控制管理质量的提升, 促进行政事业单位的进步与发展。
关键词：行政事业单位; 内部控制; 信息化建设
一、行政事业单位内部控制信息化建设需要解决的问题
1.内部控制信息化的覆盖面比较小。行政事业单位内部控制主要包含单位层面内部控制和业务层面内部控制。其中, 前者主要是对部门职能、岗位职责分工等职权进行控制, 主要通过加强日常规范管理及文化建设进行管控;而对于后者, 则是需要利用强制手段进行完成, 主要涉及预算业务的处理、收入业务的管控等, 将控制的核心点与具体业务运营系统进行相互融合, 提升控制的效率。此外, 行政事业单位还可以通过规范中的“评价与监督”手段对内部控制进行有效的反馈, 同时着重加强对内部审计的管控, 以便在最大程度上发挥审计的行政职能, 控制风险。单位进行系统化的信息管理, 对于事业单位的评价与整改起着关键性的作用。
2.内部控制信息化与现存系统存在矛盾的关系。在开展内部控制信息化建设之前, 事业单位已经存在建成的业务信息处理系统并, 例如办公自动化系统、财务系统、固定资产系统等, 这些系统基本上已经是可以满足单位内部控制的基本管理需求。但是, 由于行政事业单位工作的特殊性及技术环境的变化、市场的进步与发展等因素, 导致了这些系统在管理过程中与采用的信息技术框架产生了一定的矛盾。因此, 单位需要采取一定的措施以保障内部控制信息化建设与现有的系统进行一个整合, 并对内部控制信息化建设进行重组与整改。
3.内部控制信息化建设的组织结构不完善, 责任没有进行明确的落实。由于我国体制的建设与发展, 行政事业单位与市场多数以盈利为目的的企业不同, 通常没有设置专门的内部控制管理部门, 而是交由财务部门进行集中的管理。但是实际上单位内部控制信息化建设与财务部门的管理是存在一定区别的。针对这一情况, 单位内部控制部门应当是由单位负责人牵头, 财务部门、行政部门、信息部门共同参与的专门职能组织。内部控制部门具有一定的独立性, 拥有一定的独立权利以便可以保证在最短时间内将问题进行解决, 这样才可以保障内部控制信息化建设的顺利完成。
二、行政事业单位内部控制信息化的主要思路探讨
行政事业单位内部信息控制管理在长期的发展中存在一定的问题, 将从以下几方面对行政事业单位内部控制信息化的主要思路进行有效性探讨。一是从信息化控制的对象进行探讨, 内部控制信息系统的控制对象一般是单位日常的经济活动。其中, 经济活动主要是涉及业务活动, 既包含单位日常的管理活动, 也包含单一具体的经济运行活动, 例如材料采购、资产管理或是费用报销等。业务流程贯穿部门预算系统、政府采购系统等等核心管理系统当中, 连接着整体与部分的关系, 通过物流和资金流的运作形成对应的信息流。二是从采集系统方面进行分析。采集系统是收集控制对象行动结果信息的子系统, 在管理活动中大范围采集有效的信息和及时获取单位运营过程产生的信息, 这些信息通过分析及论证之后会将有用的数据存储于数据库中, 借此为分析风险来源提供有效的依据支持。由于采集信息的速度与质量直接影响到控制的效率与质量, 所以在信息化环境下, 应当确定需要采集的内容, 并定期对数据内容进行清理, 以保障采集经济活动信息的深度、广度、及时性。三是从规则库系统方面进行分析。规则库系统顾名思义是由内部控制标准规范等具体详细的准则所规定的控制指令和程序组成的数据库。在规则库系统中, 可通过结构化语言或是非结构语言对其进行描述并嵌入信息系统中以支持自动控制。其中主要的`不同点在于非结构语言并没有严格的评判标准, 不具备一定的强制性。四是从风险分析系统进行分析。主要是将风险分析的结果与规则库系统中的标准控制进行比对, 若是控制对象与控制标准偏差过大, 则可以将信息传递至控制系统进而阻止该经济活动继续进行或提示该经济活动已经不具备有效的实际操作性能, 可实施性能降低不利于行政单位的进步与发展。五是从控制监督系统进行分析。控制系统应当基于单位当前实际的经济运行情况, 在了解行政单位管控中出现的问题之后进行针对性的系统控制, 在保持管理系统整体性的基础上进行有效性管理, 保证信息化建设的顺利进行。同时, 在控制系统的运行过程中也绝不能离开监督系统的辅助。监督系统能够进一步排除其中可能存在的风险, 及时发现问题, 以便及时解决, 避免问题的堆积造成不必要的风险与危害。六是从决策管理系统方面进行分析。决策管理系统是行政单位进行内部控制管理的核心, 对于单位的长期发展与进步起着至关重要的作用。因此, 管理者在进行决策的过程中, 决不能仅仅根据自己的主观认识及经验进行主观判断, 必须建立在有效数据的基础之上进行, 才能保障决策的准确性。
三、行政事业单位内部控制信息系统的建设过程
1.完善组织的结构及具备良好的人事关系。在这部分建设过程的分析中, 主要以交通部某单位为例子进行具体的阐述。该单位成立了以局长为负责人的项目领导小组及建设小组, 辅以财务部门及信息部门等部门进行管理, 业务部门参与, 软件公司负责研发。这些部门应当具备其本身独立的职权, 有独立作为的主动权, 但同时这些部门也应当是互力互助, 共同保证内部控制的顺利进行。在该行政单位内部控制管理的前期, 项目小组分别赴各地进行考察, 并涵盖预算管理、收支管理、政府采购管理及资产管理为主要内容进行主要的调研, 以保障信息收集的有效性。
2.落实详细的内部控制流程。在这一块内容中, 首先, 需要建立起一套内控信息化体系, 并将单位的内部制度、岗位职责、岗位分工等内控信息归集、整理录入系统中, 并在系统中形成相关标准文档。其次, 对办公自动化系统、预算管理系统、固定资产管理系统等按照内控规范进行相关业务流程梳理, 尽可能根据业务的范围进行风险分析, 将经济活动的决策与执行监督机制充分融合入实际的业务流程中, 强化内部控制信息化建设进程。再次, 单位需要对内部控制在运行的过程中出现的问题进行详细的记录与报告, 以方便后期进行修改和及时解决相关问题, 同时也需要跟踪和监督缺陷的整改过程, 随时监督, 持续改进, 确保内部控制的执行力度。最后, 需要采取多样的评价方法多角度评价, 通过多方面人员共同参与评价的方式进行全面评价, 按照业务抽取、风险点索引等方式建立内控自我评价报告制度, 以确保相关领导或部门可以及时获取内控评价的相关数据和报告。
3.规范化管理单位内部的组织结构, 保障各部门之间的交流与合作。信息化建设的控制主要体现在数据资源、业务平台、内控服务项目等。其中, 数据资源层的数据来源的渠道各异, 其中包含结构化数据及非结构数据。同时, 将服务总线与内部控制服务进行交互的融合, 这主要是将内部控制的管理平台与信息服务的总线进行有效连接, 在最大程度上保障信息数据的资源共享。系统应基于XML的网络服务作为标准的的分布式调用协议, 确保单位现有的系统可以与数据进行相统一。
四、总结
行政事业单位内部控制信息化建设是受到多方面制约的, 例如单位内部的管理环境及市场的发展情况, 与时代信息化的发展密切相关。因此, 行政事业单位的信息化建设应当以长远发展的眼光为切入点, 尽可能在单位内部建立起信息化系统, 并且保障多方部门系统的统一性、协调性, 共同为单位的发展贡献一份力量。
参考文献
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本文来源：https://www.010zaixian.com/shiyongwen/2161471.htm