地方文献组织管治与建立完善论文

　　摘要:对网络环境下地方文献的组织管理和建立地方文献数据库的意义进行了论述,分析了数据源及建库的条件,建库的方式,提出了建立地方文献数据库的类型和提高质量的思考。

　　21世纪是信息社会化时代,地方文献信息因独具的地方特色,需求越来越大,图书馆只有充分利用信息化、网络化环境,开发、提炼地方文献中的精华,建立地方文献数据库,即通过计算机实现对地方文献信息资源的收集整理、标引著录和检索输出的自动化检索,才能更大地发挥地方文献的作用,满足读者的需求,促进当地经济建设的发展和文化发展,实现更大范围内的文献资源共享。

一、地方文献的概念

　　关于地方文献的概念非常多,仅在国内就多达几十种,有广义与狭义的区分。广义的具有代表性的观点是著名图书馆学专家杜定友先生的"地方文献是指地方的一切资料,表现于各种记载形式的,如:图书、杂志、报纸、图片、照片、影片、画片、唱片、拓片、表格、传单、票据、文告、手稿、印摸等"。

　　狭义地方文献概念具有代表性的是:"地方文献是反映特定区域内一切自然现象和社会现象及群体活动方式的记录,凡在内容上涉及该区域并具有一定价值的软文化,均属地方文献。"(中山大学骆伟),通常国内地方文献工作遵守这一概念。

二、建立地区地方文献数据库的意义

　　地方文献素有"一地之百科"的美誉。它是一个地区政治、经济、文化、科技和社会发展以及风俗、民情、自然资源等方面的综合反映,通常这个地区的发展是离不开地方文献的支持。因此建立具有地方特色文献数据库具有重要而深远的意义,具体如下:

　　(1)地方文献可在不同时期为政府部门和各级领导制订地方经济和社会建设的方针、政策、规划和措施方面提供及时、快捷、详细、可靠的咨询服务;

　　(2)可直接服务于本地经济建设。地方文献记载了丰富的关于本地区的地理、矿藏、物产、名胜古迹、民族民俗方面的文献资料,为本地区的经济开发提供重要的信息。而该地区内各个不同领域的开拓者、创业者可据此寻找、开发适合本区域的经济增长点,创建区域经济优势,进而推动该地区经济建设。

　　(3)地方文献记载着当地的杰出人物、历史事件、风情民俗等,可为当地的文化事业建设发展服务,比如弘扬地方文化、激发当地人民爱国、爱家乡的情感。

　　(4)地方文献可为科学文化研究服务。地方文献集古今科学文化成果之大成,既可陈百科,又可纵观千年,其中蕴藏着丰富的信息资源,具有极高的参考实用价值和应用前景,历来是后人编史修志不可缺少的参考资料,是专家学者进行教学、科研的重要参考资料。古往今来许多社会变革和科研成果都得益地方文献的开发和利用。可见地方文献包涵着极高的史料价值和学术价值。

三、地方文献数据库数据源分析

　　在网络环境下,地方文献的采集、收藏在地方文献工作中将处于首要地位。因此建立地方文献数据库,首先要明确收录范围,解决文献信息资源问题。收录地方文献范围,应包括:"区域事物,区域人物,区域出版物。以狭义概念为指导"系统地开发,主要根据地方文献的范围内容与地区发展战略的要求,通过各种方式与渠道,有计划、有目的地进行采访收集(包括古今中外的有关文献),并在此基础上,对反映地区特色的重点文献,更要系统地全面地进行搜集。"广泛征集地方文献资源是建立地方文献数据库的重要环节。因此地方文献资源在收集中要结合当地特色,对特色文献重点收集。

　　(1)无锡地方志、县志、区志、村志、专业志、人物志都在收藏之列;地方报刊是现代地方社会生活的真实写照。收集地方公开发行的报刊也是地方文献数据源的重点。如《无锡日报》、《江南晚报》、《无锡广播电视报》等都是无锡地方文献数据源的重点。

　　(2)收集有关无锡问题会议的文献。

　　(3)收集各种有关无锡地区政治、经济、文化、教育等各种研究领域的研讨会、会议论文集汇编及有关涉及本地区的科研课题、论文、文章等。

　　(4)收集重要的具有参考价值的灰色文献信息。

　　(5)收集电子文献、网络文献。建立地方文献数据库,将分散的不同类型的地方文献得以集中,通过集中筛选、核实、整理、研究、提炼、归纳,使之序列化与标准化,成为无锡地方文献信息源,为建立无锡地方文献数据库提供充足的基础资源。

四、建立无锡地区地方文献数据库的方式

　　随着信息全球化的进展愈来愈快,现代化的信息资源建设应从长远的共同利益和自身利益通盘考虑。联合建立数据库是目前最常用的一种方式,其优点是可突破系统、行业的限制,与社会有关部门采取多种形式的'合作,共同开发和利用信息资源。众所周知,当今世界信息资源是人类三大物质资源之一,而信息资源则数量急聚增加,使人类社会处于"信息爆炸"时代,因此任何一个图书馆要想将各个时期涉及各个领域有关本地区的文献全面、系统的收藏是根本无法实现的,也是不现实的。而建立地方文献数据库又是一项投入大、技术性强的工作,它需要有充足的资金,且需要有一批具备图书馆专业知识,掌握一定计算机技能的专业队伍。因而为了适应时代的发展和用户的需求,避免资金、人力浪费和文献重复,笔者认为联合建库、资源互补优存、共建共享,是一条切实可行的有效途径。

　　如何联合建库?笔者认为首先必须建立无锡地区跨系统的协调组织。无锡市图书馆相对本地区内其它图书馆在组织、收藏无锡地区地方文献资源方面有一定优势,因此在建立无锡地区地方文献数据库时,无锡市图书馆理应发挥其"龙头"作用。应由无锡市图书馆牵头,联合各市、县公共图书馆及市、县博物馆、档案馆和江南大学图书馆等驻锡大中专学校图书馆,作为建立无锡地区地方文献数据库的成员单位,组建成无锡地方文献协调组织。

　　其次,由协调组织统筹安排,制定出符合无锡地区地方文

　　献建库的详细条例,使各项工作有章可循。统一规划、统一标准。

　　再次,可采用分散加工,集中处理的方法。即各成员单位,将协调组织下达的关于某一特定范围内的无锡地方文献存储到移动盘上,在规定的时间内上交到协调组织,经去粗存精、查重,最后作为数据源,录入到数据库里;或是集中到一起,统一筛选、查重、建库。前者分散加工规模小,能节省资金、人力、物力。后者规模大,需要能容纳一定数量的人员、计算机、文献储藏、加工场所,需要有充足的资金、人力、物力,但容易管理,出现问题能及时解决,便于统一调控。从目前无锡地区各成员单位状况来看,笔者认为分散加工比较切合实际。

　　最后,协调组织同时还要协调好今后各成员单位地方文献的收藏情况,应分担收藏、各有特色、避免重复,使之成为一个长期的处于动态发展的联合机构,从而在真正意义上实现无锡地区地方文献资源的共建共享,为今后无锡地区及全国地方文献资源共建共享积累经验、奠定基础,实现本地区地方文献资源的整体布局,形成强有力的地方文献保障体系,以满足本地区及全国各地地方文献信息的需求。