公关书信特点与要求

　　公关书信除了有公函处理公务和一般书信超越时空、沟通信息的特点以外，其区别于其他信函的主要特点是：

　　（１）商务性。商务书信是在商务活动中用来传递信息、洽谈生意、磋商和解决经济问题的重要工具，从内容到形式都具有极强的商务性质和浓厚的经济色彩。

　　（２）凭证性。商务书信对于受信方来讲，既可作为资料存档备查，又可作为凭据使各经济主体建立良好的信誉，从而保障经济活动的正常进行。在发生经济纠纷时，它还具有重要的法律意义。

　　（３）求实审慎性。商务书信的目的在于传达意见，洽商如何拓展业务，求得对方的准确理解与合作。所以，这类书信在内容上要求简明实在，条理清楚，语言准确，排除歧义。例如：

× × × 公司经理先生惠鉴：

　　日前接奉贵公司第１６ 号来函，附来定货单及汇票各一纸，承蒙惠顾，感铭良深。各货已经办妥，即将付运。惟敝公司会计部核计货款所附汇票短缺货款达人民币肆仟贰佰元，续查贵方上次汇款，亦尚欠人民币叁仟元，故通知本次订货暂停付运。谨特飞函奉告，请将前后货款结付，以清手续，各货自当即日起运不误。

　　祝

　　财安

　　× × 公司业务部主任× × × 敬上

　　200× 年× 月× 日

　　此信不仅内容求实、审慎，且语言委婉，容易为人所接受。商务书信的写作要求有四：开门见山，语言明确；以诚相待、平等对话；内容完整，注意表达；遣词委婉，礼貌有加。