书写会议通知的注意事项

　　欢迎来到CN人才网，今天小编给大家介绍的是书写会议通知的注意事项，希望对大家有帮助。

　　一、会议通知前的注意事项

　　1.要做到底数清、情况明。在通知会议前，工作人员至少要清楚六个要素：即会议的时间、地点、主持人、名称(议程)、参会人员(含新闻单位)和要求。如果领导安排时没有听清或者有疑问，要立即大胆提问、刨根问底，不能胡乱猜测，想当然去做。

　　例：由于领导有地方口音或周围环境嘈杂等原因，可能会导致听不清领导安排工作的内容，这时如果工作人员顾虑重重，不好意思多问，就将使工作无从下手，甚至造成严重后果，所以听不清就要厚着脸皮立即问，或者记好后重述一遍给领导听，以进一步核实。“好记性不如烂笔尖”，领导安排工作时最好用笔记，这样既可以记全，还相当于作了备忘录，所以工作人员要养成随身携带笔和笔记本的好习惯。

　　例：今年我在梳理特区“两会”期间党委领导活动日程时，发现会务指南上指明人大代表团召集人会议特区党委副书记要参加，如果按照要求参会的应有三位副书记，但XX是挂职副书记，他是否要参会呢?这个环节存在疑问，我就没有单纯地按照会务指南来草拟活动日程，而是立即与人大办对接，经核实XX不用参会，及时避免了错误的发生。

　　2.要身在兵位、胸为帅谋。服从安排是工作人员的基本职责和纪律，但不能完全被动、机械地工作，要把思考和责任倾入其中，会议通知也是如此。

　　例：在起草会议建议方案时，除了领导安排到的，还要仔细考虑有没有被遗漏或者不合理的地方，如果有也要大胆请示汇报。比如：每年上半年各级的会议较集中，有时在筹备某个会议时，会突然接到上级在同一时间要召开会议的通知，这样一来就打乱了我们的工作步骤，甚至让即将召开的会议不得不临时取消，既增加了工作量，也浪费了不少时间和精力。为避免这一情况发生，现在我区要召开大中型会议时，我们就事先与市委办沟通，了解省、市近期是否有大型会议召开，以供领导参考并决定会议时间。

　　例：今年年初，我们刚开始通知特区党委常委(扩大)会议，就有几家单位反映他们的主要领导被同时要求参加特区人大的会议，我们及时与人大办对接，得知人大的会议也要求各单位主要领导参加，人大班子成员和几位政府副区长都要参会，两边的会议严重“碰撞”。得知这一情况后，我们及时汇报，最后领导协调人大将会议推迟，保证了常委(扩大)会的正常召开。

　　例：会议时间无特殊情况最好安排在整点，这样好记，也顺应了大家的习惯，并且最好安排在上班至少半小时以后，因为其中有个规律，即：如果会议安排在刚刚上班的时候，即上午8点半或下午2点召开，会场秩序在临近会议前相对混乱，迟到的参会人员也相对较多，但如果安排在9点或下午2点半情况就相反。所以这样做有两个好处，一是有充裕的时间做好会前准备，二是可以给参会人员多一点时间赶路，尤其是在下午，因为中午只有两个小时的休息时间，同时也要考虑到乡镇开会的方便。

　　3.要做好组织通知的工作。在大中型会议中，由于参会人员较多，通常会采取多人分头通知的方式，这种做法虽然能提高效率，但由于参与的人多也增加了出错风险。所以，牵头者必须统筹安排好。

　　首先，要拟出书面会议通知提纲并发给每个同志，以便大家一目了然，统一通知口径，防止出现疏漏。其次，要划好每个人负责通知的范围，避免出现重复通知或者遗漏的情况。最后，同一单位的参会人员要统计出来并一次性通知到位。在会议通知中，党委办公室通常将参会对象分为副县级以上领导、党群部门、政府部门(企业)、乡镇(社区、园区)、新闻单位(其他)五类，并以此为基础划分参会范围。

　　在小型会议中，由于办会简单反而可能出现“阴沟里翻船”的事情，所以办小会也不能掉以轻心。比如，一次会议要通知乡镇参会，我和另一个同事口头约定，按照电话本上的顺序，由我通知陇脚以前的乡镇，他通知陇脚往后的乡镇，结果我们都以为陇脚由对方通知，导致陇脚没有接到通知并按时参会，这件事我至今记忆犹新，教训深刻。