文书档案归档文件整理规则

文书档案归档文件整理规则

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　　文书档案归档文件整理规则

　　1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求

　　信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。

　　企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

　　国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。

　　2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。

　　文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。

　　电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:

　　逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

　　在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。

　　物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。

　　电子档案存档的载体、份数:

　　推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

　　必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。

　　电子化管理只是过程中的管理，电子文件一定与纸质文件双套制管理。有电子版文件必须有纸制文件。在这里重申一下，绝对的无纸时代并不存在，所有的纸质文件必须为原件。现在实行的电算化会计档案也是双轨制。

　　3.企业档案工作规范中，明确企业档案管理体制:要有分管档案工作的领导;要有负责档案工作的部门;要有做好档案工作的人员;档案管理形成网络;明确归档的形式。还要明确企业档案部门、企业部门工作管理职责。强调部门归档。

　　国家档案局就档案整理工作，推荐以“部门整理”为首选，理由是:形成文件材料的部门更了解文件内容和工作流程，更能准确的判断档案的价值，随时掌握文件材料的形成过程。

　　企业各部门是企业文件材料的形成部门，是企业档案信息资源的源头，企业各部门文件材料归档是否齐全、完整，整理是否科学，直接决定着企业档案工作的质量和利用服务水平。

　　企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和负责;企业各职能或承办部门及项目负责人应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责;专兼职档案人员(文书)应负责收集、整理应归档文件，对归档文件的整理质量负责。

　　文件管理职责应由企业内所有员工分担，推行企业各部门参与归档工作，首先是要建立能够适应企业管理需要的文件管理制度;其次是应明确参与文件形成于管理各类员工的权利和责任;第三是加强文件形成过程和归档前的管理，确保文件的安全，包括实体安全与信息安全。

　　4.公文、档案制度:

　　(1)公文、档案制度不配套。

　　(2)公文、档案制度相互抵触。

　　(3)公文、档案制度之间脱节。

　　(4)公文、档案制度的滞后。

　　以上几种只是普遍存在的问题，如何克服，以下几点建议可供大家参考:

　　(1)公文、档案制度，应当是互补，多做一些征求意见，工作不要脱节，熟知工作流程等。

　　(2)办公自动化、档案系统应该整体规划、宏观指导，不要各顾各的，要有沟通。达到数据的平稳过渡。

　　(3)本单位产生的办法、制度，涉及到公文、档案方面内容，应当参与会签工作，防止不规范用词，标准不一，归档不全。

　　大家可以在单位提一些建议，公文运转的好坏，直接影响档案的质量和齐全、完整。这两项工作，是相辅相成的。

　　5.文书档案实现以件为整理单位进行归档，目的是简化归档手续，深化检索，首先要实现档案信息化系统。

　　齐全、完整、准确、系统:

　　齐全:是指文件材料不同的版本、稿次的'齐全。

　　多指办法、制度、可研报告等。

　　完整:是指反映同一问题或方面的文件材料的收集要全面。

　　合同:签合同之前，有审批单、流转单、会签单等形式的处理单，要与合同作为一体进行归档。

　　发文:对某单位的批复，请示文件一定附在批复之后;

　　依据来文形成上报公文，依据性文件一定附在上报文件之后。

　　准确:是指文件材料是实际的真实反映，图务相符，文电一

　　致。

　　修改通知单的修改内容是否反映在图中。

　　发文的正件与原件是否一致，会签意见是否被修订采纳。

　　系统:是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。

　　表彰工作一般分为评选、推荐等过程。是同类事物不同

　　阶段组合在一起。

　　原件、复印件

　　原件:区别于复制件的原始文件。

　　红头、红章的公文称为原件。

　　亲笔签字，又盖章的称为原件。

　　复印件:与原件内容相同的复制件。

　　经过复印后，与原件一模一样，叫复印件。