商务信函写作技巧

商务信函写作技巧

　　商业信函，简称商函，国外称为邮件广告或DM广告。它是以信函为载体，将客户所需发布的商务性信息广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。小编为大家整理了商务信函写作技巧，希望对你有帮助哦!

　　(一)结构

　　国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分：

　　1、信头(The Letter Head);

　　2、案号和日期(The Reference and Date);

　　3、封内地址(The Inside Address);

　　4、经办者行(The Attention Line);

　　5、称呼(The Salutation);

　　6、事由行(The Subject Line);

　　7、信的正文(The Body of Letter);

　　8、结束礼词(The Complimentary Close);

　　9、签名(The Signature);

　　10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);

　　11、附件(Enclosure);

　　12、抄送(Carbon Copy Notation);

　　13、附言(Postscript)

　　(二)格式

　　国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种：齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。

　　1、 齐列式。除信笺上部已印好的信头外，2、 凡用打字机打出的部分均自

　　信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。

　　2、缩行式。用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排在信笺的右上方;封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进2~3个字母，但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文，每段开头大约向后缩进3~5个字母，一般与称呼行Dear后称呼排齐。

　　3、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项目按齐列式

　　格式排列，但日期和结束礼词的排列同于缩行式，即日期可置于信笺右上方，结束礼词放在正文下的右边或居中，事由行多与左线边缘排齐，但也可居中。

　　(三)信封的写法

　　在寄往国外信函的信封上，书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于国内信封的写法，其主要特点是|：1、寄信人姓名、地址写在信封的左上角，商贸机构所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址写在信封中央偏下位置，现在的流行写法，除缩略语外，已不用标点符号;3、邮票贴在信封右上角，现国外来函大多已在右上角印妥邮资;4、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式，也可用缩行式。其排列顺序与汉语相反，先写姓名，后写地址，写地址应由小至大，即先写机构名称，依次写门牌、街道城市名、州(省)名及邮区代号，最后写国名;5、关于信件类别，投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。

　　如怀疑信件能否送交收件人，可在信封最下缘标明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意为“无法投递，请退交……”

　　建立贸易关系

　　建立贸易关系(Establishing Business Relations)是双方业务往来的基础，要扩大贸易往来，就必须在巩固发展已有的业务的基础上，不断物色新的贸易对象，不断拓展业务关系。

　　建立贸易关系的方法大体(如广告、函电等)来建立联系。在现代经济生活中，后者由于传播速度快，扩散面广而被广泛采用。无论采用哪种方法，都必须事先做好市场调研，市场调研一般着重这几个方面：1、该市场的商业习惯，海关条例，特别是习惯作法和付款条件;2、进出口机构及其国内商业联络途径;3、市场购买力，消费者的兴趣、爱好;4、同类商品的竞争情况;5、贸易制度、关税制度和进出口管制条例;6、港口条件、地理、社会、政治情况。

　　新的贸易对象的名称、地址，一般可以从这几个方面来获得：1、代理商、推销小组的推荐;2、现有来往的银行或客户的介绍;3、贸促会和商会的介绍;4、驻外使馆商务处的介绍;5、各种传播媒体。在与新的贸易对象联系前，应该对其进行资信调查，调查的内容包括资金情况，经营能力、商业信誉等等。

　　建立贸易关系的函电，可以介绍本机构所经营的业务，寄送商品目录、价格表及样品等。为了促进交易，也可以询问对方的愿望和要求。

　　建立贸易关系的函电，必须热情诚恳，除注意礼貌外，不必过于谦虚，一定要给对方留下一个良好的印象。

　　1、询盘

　　询盘又称询价。指交易一方欲购买或出售某种商品，向另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。一般询盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标(作报价单用)，等等。具体询盘是买方有做买卖的要求，指定商品要求卖方报盘。

　　询盘可以口头发出，也可采用书面形式，或通过电报、电传等。通常由买方发出。买方的询盘只表示一个意愿，没有必须购买的义务;卖方也没有必须回答的义务。但一般卖方要尽快答复，向买方开盘或正式报盘。买方的询盘往往不限于一个对象，可同时向几个客户发出，选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。

　　询盘也可以由卖方了出，旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。询盘是联系客户的一种方法，也是了解市场行情的一种手段。

　　一般来讲，写询价函的目的是为了解情况，而其读者又需马上了解信函的内容。因此，语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。最好在信的开头就写出你想问的问题，但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体，而且要彬彬有礼。询价函一般包括：1、商品的大体情况(General Information);2、商品目录(Catalogue);3、价目单(Price-list)和数量(Quantity);4、样品或样本(Samples);5、款式、型号(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(Terms of Payment);8、交货时间(Shipment)。