书写会议通知的注意事项(2)

　　二、会议通知时的注意事项

　　1.要简明扼要。通知会议时为了提高效率，同时方便对方记录，工作人员说话应简单明了，语速恰当，吐字清晰，重点交待清楚会议的时间、地点、主题、参会人员及要求，其他视情况可以从略。

　　2.要通知到位。如果联系不上通知对象，要想方设法通知到位，比如可以打该单位其他人的电话，请他代为通知;又比如可以发短信。例：一次会议要通知乡镇党委书记参加，当时这些领导都在开会，手机调为振动而且不方便接听，如果等会议结束再通知又会延误工作，所以我把会议通知内容编成短信发给这些领导，并请他们收到后回复，这样就没有担误会议的筹备。但短信通知有其局限性，一是不能确保人人都收到短信，二是对方收到短信后不一定看，三是只适合在小范围并且知道具体参会人员姓名的情况下发，四是如果得不到对方的回复，还是要打电话。

　　3.要做好记录。记录的内容主要是接话人姓名和打电话时间，重要会议还需记录参会人员是否参会。记好接话人姓名和时间是为了在参会人员未到会或未按要求到会时追查原因、倒查责任，所以做好记录是工作需要，从某种意义上来说也是保护自己，因此通知记录要保存至会议结束后才能销毁。核实并记录好领导尤其是副县级以上领导是否参会也很关键，因为布置会场时对于他们摆放的是名字座签，既不能出现摆了座签但领导不参会的情况，也不能出现领导来了但没有对应座位的情况。在这个环节中，还要特别注意一些科级单位的主要领导也是副县级，比如，牂牁江风景名胜区党工委书记、牂牁镇党委书记王华是副县级，如果通知牂牁镇一名主要领导参会，就要核实清楚参会的是书记还是镇长。这就要求工作人员必须熟悉每个单位主要领导的姓名及其职务，全区副县级以上领导有哪些。

　　4.要严格程序。在办公室工作要讲程序、守规矩，通知会议同样如此。例：如果对对方提出的问题解答不了或者拿不准，就不能信口开河，要及时核实清楚或请示领导。比如有领导请假，工作人员没有批假的权利就不能擅自同意，而应请对方填写会议请假报告单，按程序请示相关领导后才能回复。

　　5.要端正态度。打电话虽然看不到彼此的表情，但通过声音也可感知对方的素质以及单位的风气，所以工作人员通知会议时要端正态度。首先要有礼貌，其次要耐心等待接话人记录，最后说话要柔中带刚。比如：全委会是党委的重要会议，必须有三分之二以上的委员到会方能举行，为保证会议正常如期举行，我们在通知会议时会要求“无特殊情况不得请假”，目的就是突出会议的重要性，尽量减少请假人数。