会谈纪要(2)

　　相关知识

　　会议纪要与会谈纪要之比较

　　在应用写作实践中，有两个文种的名称非常相似，一个是行政公文中的会议纪要，一个是商务文书中的会谈纪要，两个文种不只是名称相似，在文种功用、文种特点、结构内容、正文写法等方面也有许多相近、相通之处。但是，二者不是等同关系，有许多区别。本文试对这两个相似文种作一些比较，以求对写作实践中准确应用两个文种有所帮助。

　　一、文种功用比较

　　会议是有组织、有领导、有规则地商议事情的集会，一般由一个或几个单位作为会议的召集者或组织者，有较多的单位或人员作为参加者，通过这种形式解决各种问题。对会议精神或议定事项的上传下达往往需要借助于会议纪要。所以，会议纪要的文种含义一般表述为：根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，适用于记载、传达会议的主要精神和议定事项的公文文种。会议纪要是《国家行政机关公文处理办法》中规定的公文文种之一，适用于国家机关、社会团体、企事业单位等。会议纪要的文种功用是对会议的目的、要求、主要精神及议定事项加以文字归纳整理，以上传下达，统一认识，要求与会单位或其他有关单位领会精神，遵照或参照执行，进而推动工作。概言之，会议纪要的核心功用是传达。

　　会谈则是社会组织之间在业务方面特别是商务领域业务方面进行的磋商、洽谈乃至谈判(以下统称会谈)，一般在双方之间进行(少数在三方或三方以上之间进行)，而且参与会谈双方的主体资格是平等的。对会谈的初步结果的记载备忘往往需要借助于会谈纪要。所以，会谈纪要的文种含义可以表述为：在商务洽谈活动中，经过双方初步讨论或协商后，用简明的文字将双方会谈的具体事项和结果记录下来，以作为进一步洽谈时参考的记事性商务文书，也称为会谈备忘录、谈判备忘录、谈判纪要等。会谈纪要是在商务领域的业务实践中因需而逐渐产生的商务文种之一，被广泛应用于商务领域的会谈性活动中。会谈纪要的文种功用是把会谈双方的意见、谅解、承诺等记录下来，起到备忘的作用，更多是为了进一步建立合作关系，也可以为了解决合作过程中出现的问题或结束现有合作关系。概言之，会谈纪要的核心功用是备忘。

　　二、文种特点比较

　　(一)相同之处

　　1.二者都具有纪实性或客观性的特点。会议纪要必须如实反映会议的内容和议定事项，不能把会议没有进行或讨论的内容写进来;会谈纪要也要如实反映会谈的目的、议程、内容、结果等，不能擅自增删会谈的内容或改动会谈商定的事项。

　　2.二者都具有提要性或概括性的特点。会议纪要必须对会议情况和内容进行综合整理，要概括出主要精神、归纳出主要事项、分析出主要思想;会谈纪要也要根据会谈和各种会谈材料整理而成，是在分析、综合会谈情况的基础上锤炼而成，不是简单的再现。

　　(二)不同之处

　　1.会议纪要具有指导性特点，会谈纪要具有备忘性特点。会议纪要所记载、传达的主要精神和议定事项通常要求有关单位据此遵守或执行，是有关单位落实、执行会议精神和议定事项的依据，具有一定的约束性，有的甚至起着类似于决定等指挥性公文的作用。会谈纪要则全面记录会谈中的相关事项，包括尚未达成共识甚至存在争议的事项，为进一步洽谈和签订协议、合同等提供参考性依据，充分体现了其备忘性特点。

　　2.会议纪要具有一致性特点，会谈纪要具有协商性特点。会议纪要所传达的会议精神和议定事项都是在会上达成一致的，即使是两个或两个以上平行或无隶属关系的单位，就某一问题开会磋商而形成的协商性会议纪要，也一定是达到一致意见后整理出来的，以共同遵守执行，分歧性的内容一般不会写进会议纪要。会谈纪要则充分尊重和考虑会谈双方的每一点意见，并作如实记载，体现了明显的协商性，所以会谈纪要对与会双方的制约不存在程度上的差异，一般不具有法律约束力。

　　三、结构内容比较

　　(一)会议纪要的结构内容

　　1.标题。常见的有两种形式，一是会议名称或会议内容+文种名称，如《××企业集团办公会议纪要》、《关于研究近年农产品收购资金问题的会议纪要》等;二是正标题+副标题，正标题一般说明会议主旨、意义或内容，副标题一般说明会议名称和文种名称，如《探讨新时期文学的发展——中国当代文学研究会第一次学术讨论会纪要》。

　　2.成文日期。一般将会议纪要的成文日期加圆括号居中写在标题之下。也可以将成文日期写在正文之后的落款处。

　　3.正文。一般由前言、主体、结语三部分构成。前言部分概述会议的基本情况，一般简要地交代会议的名称、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题、会议情况、会议成果和对会议的评价等。主体部分概述会议的主要精神和议定事项，是对会议的主要精神和议定事项的系统整理和集中反映，紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神特别是会议形成的决定、决议准确地表达清楚。结语部分一般强调会议所研究工作或讨论问题的意义，提出希望、发出号召等，要求与会者或有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会议决定的事项或任务，还可以对会议的情况进行一些补充说明。一般性会议纪要也可不写结语。

　　(二)会谈纪要的结构内容

　　1.标题。常见的也有两种形式，一是会谈事由+文种名称，如《关于筹建工艺品公司的会谈纪要》。二是直接写文种名称，即《会谈纪要》，也可以写成《备忘录》。如果会谈次数较多，也可以加上次数，如《第×次会谈纪要》。

　　2.正文。一般也由前言、主体、结语三部分内容构成。前言部分概要介绍会谈的基本情况，包括会谈的时间、地点、目的、项目及双方单位名称、会谈代表姓名等。主体部分具体明确地写清会谈的基本内容、双方取得一致意见的主要目标及具体事项、各自的意见或承诺等。结语部分则为双方对可能考虑不周到、不细致的问题或一时未能估计到的问题留有一定的磋商余地。

　　3.落款。在正文的下方署上合作双方单位名称、会谈代表姓名，在署名的下方写上纪要形成的日期。